Jak wybrać kasę fiskalną i system POS do restauracji? Najpierw wybierz system, potem sprzęt

POS, ERP i kasa fiskalna — czym właściwie się różnią?

To trzy różne elementy infrastruktury restauracji, choć często są ze sobą mylone.

System POS: codzienna obsługa sprzedaży

POS to system, z którym pracuje kelner, kasjer lub administrator. Tu przyjmowane są zamówienia, wybierane produkty, dodatki, formy płatności, stoliki, odbiór osobisty i dostawa.

POS nie musi oznaczać specjalistycznego urządzenia za kilka tysięcy złotych. Nowoczesne oprogramowanie może działać na zwykłym tablecie, dlatego przed zakupem terminala sprawdź, czy jest rzeczywiście potrzebny.

POS + faktury + KSeF

Nowoczesny POS powinien również obsługiwać faktury. Gdy klientem jest firma, pracownik powinien móc wystawić dokument bez przepisywania danych do osobnego programu, a następnie przesłać go do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Obowiązek KSeF jest wdrażany etapami. Aktualny harmonogram i wyjątki zawsze warto sprawdzić na stronie Ministerstwa Finansów. W Smakoza fakturę można wystawić w systemie i przekazać ją do KSeF.

ERP: magazyn, food cost i analityka

ERP odpowiada za zarządzanie biznesem, kontrolę kosztów i analizę danych. Powinien pokazywać, na których daniach lokal zarabia, jaki jest rzeczywisty food cost, czy stany magazynowe zgadzają się ze sprzedażą oraz kiedy zamówić świeże dostawy.

• receptury i karty technologiczne,
• magazyny, dostawy i inwentaryzacje,
• food cost i marżę produktów,
• czas pracy, przygotowania i dostawy,
• sprzedaż, preferencje klientów i rentowność.

POS pomaga obsłużyć restaurację. ERP pomaga nią zarządzać.

Kasa fiskalna: fiskalizacja sprzedaży

Kasa fiskalna służy przede wszystkim do prawidłowej fiskalizacji sprzedaży. Sama kasa nie powinna więc decydować o tym, jaki system wybierzesz do zarządzania lokalem.

Kasa fiskalna a drukarka fiskalna — jaka jest różnica?

Kasa fiskalna może działać jako samodzielne urządzenie sprzedażowe. Drukarka fiskalna współpracuje natomiast z systemem POS, który przekazuje jej dane potrzebne do fiskalizacji transakcji. W nowoczesnej restauracji warto więc najpierw wybrać architekturę POS, a dopiero później zdecydować, czy potrzebna jest kasa, drukarka fiskalna czy kasa wirtualna.

Nie wybieraj POS-u tylko dlatego, że jest sprzedawany ze sprzętem

Na rynku działają dziesiątki systemów POS. Niektóre powstały, zanim restauracje potrzebowały aplikacji mobilnych, zamówień online, KDS-u, zarządzania kurierami czy zaawansowanej analityki.

Przed zakupem zestawu „sprzęt + POS” zapytaj: czy ten system będzie odpowiadał potrzebom lokalu również za dwa lub trzy lata?

Uważaj na rozwiązania mocno związane z jednym producentem urządzeń. Jeżeli później zechcesz zmienić oprogramowanie, może się okazać, że kupiony sprzęt nie obsłuży innego systemu. Niezależność od drogiego hardware'u obniża koszt wejścia i ryzyko przyszłej migracji.

Sprawdź integracje i API, zanim wybierzesz POS

Współczesna restauracja sprzedaje przez salę, telefon, własną stronę, aplikację mobilną, odbiór osobisty i platformy delivery. Bez integracji kilka tabletów na ladzie nie znika, a pracownik nadal przepisuje zamówienia.

To nie jest automatyzacja. To cyfrowy chaos.

Dobry POS zbiera możliwie wiele kanałów w jednym miejscu: jeden ekran, jedna kolejka zamówień, jeden proces obsługi. Otwarte API ułatwia dołączenie kolejnego kanału lub narzędzia bez wymiany całej infrastruktury.

Dobry POS to także KDS, dostawy i obsługa odbioru

KDS — ekran dla kuchni

KDS (Kitchen Display System) przekazuje zamówienie bezpośrednio na ekran kuchni. Zespół widzi kolejność i status, a system mierzy rzeczywisty czas przygotowania dań. Wydruk bonu może pozostać opcją, a nie jedyną metodą.

Zarządzanie kurierami

Przy własnych dostawach manager powinien widzieć, kto otrzymał zamówienie, kiedy je odebrał, dokąd jedzie i ile trwa dostawa. Dane zastępują telefony z pytaniem „gdzie jesteś?” i pozwalają lepiej planować strefy oraz obciążenie kurierów.

Ekran zamówień, kiosk i pagery

W fast foodzie przydaje się ekran statusu zamówień. W lokalach samoobsługowych i na food courtach — kioski oraz pagery. Najlepiej, gdy wszystkie te elementy korzystają z tego samego menu, kolejki i danych.

Kasa wirtualna i e-paragon: czy tradycyjna kasa jest konieczna?

Nie zawsze. Określone rodzaje działalności gastronomicznej mogą korzystać z kas fiskalnych mających postać oprogramowania. Takie rozwiązanie może działać na standardowym urządzeniu zamiast osobnej, klasycznej kasy.

Możliwe jest również wydanie e-paragonu. Przy przekazaniu elektronicznym potrzebna jest zgoda klienta i uzgodniony sposób dostarczenia. Ma to szczególne znaczenie w zamówieniach internetowych i dostawach, gdzie drukowanie papieru tylko po to, by włożyć go do torby, często nie wnosi wartości.

Jak wybrać POS i kasę fiskalną do restauracji? Checklista

Nie zaczynaj od pytania „jaką kasę albo terminal mam kupić?”. Najpierw odpowiedz na dziesięć pytań:

1. 01

   Czy POS obsługuje wszystkie moje kanały sprzedaży?

2. 02

   Czy posiada API i potrzebne integracje?

3. 03

   Czy posiada KDS?

4. 04

   Czy obsługuje własnych kurierów i dostawy?

5. 05

   Czy ERP obsługuje magazyn, receptury, food cost i inwentaryzacje?

6. 06

   Czy system mierzy czas przygotowania i dostawy?

7. 07

   Czy pozwala analizować sprzedaż i preferencje klientów?

8. 08

   Czy wystawia faktury i obsługuje KSeF?

9. 09

   Czy mogę uruchomić system na standardowym sprzęcie?

10. 10

    Czy rozwój lub zmiana systemu nie będzie wymagała wymiany całej infrastruktury?

Najpierw wybierz oprogramowanie, które rozwiązuje problemy Twojej restauracji. Dopiero potem dobieraj sprzęt.

POS, ERP, KDS i fiskalizacja w jednym ekosystemie Smakoza

Smakoza łączy POS, ERP, gospodarkę magazynową, receptury i food cost, KDS, zarządzanie kurierami, ekran odbioru, kioski, pagery, CRM, program lojalnościowy, faktury i KSeF, własną stronę zamówień oraz aplikację mobilną restauracji.

Zamówienia z różnych kanałów trafiają do jednego środowiska, a moduły korzystają z tych samych danych. Sprzęt pozostaje narzędziem — sercem lokalu jest system zarządzający całym procesem, od przyjęcia zamówienia po analizę rentowności.